郵件是外(wài)貿業務中最常用(yòng)的溝通方式，又是最便捷最常用(yòng)最實效的。下(xià)面，我把一些(xiē)郵件書寫小(xiǎo)技巧分享給大(dà)家。

一、主題（Subject）：

A: 一封郵件的主題一定要簡單扼要，符合郵件的主題内容，一般情況都是以客戶所需的産品名稱作(zuò)爲郵件的主題。需要注意的是郵件的主題要盡量避免使用(yòng)标點符号，盡量避免使用(yòng)全大(dà)寫字母，以免郵件被過濾掉，使客戶無法接收到(dào)我們的郵件。例如：URGENT！！！這(zhè)就是應當避免使用(yòng)的主題，可以這(zhè)樣寫：Urgent Urgent Urgent。

B: 同一主題項下(xià)的郵件往來(lái)，盡量在原郵件回複，便于雙方了(le)解事(shì)件的進展。當新事(shì)件聯系時(shí)，不要使用(yòng)原來(lái)的舊郵件回複，要重新用(yòng)新的郵件新的主題回複，避免造成誤解和(hé)不必要的麻煩。

二、抄送（Copy）：

A：一封郵件要抄送給自(zì)己的主管，另外(wài)還可以根據郵件的具體内容抄送給相關崗位的工(gōng)作(zuò)人員，這(zhè)麽做的最大(dà)好(hǎo)處就是讓客戶感到(dào)你(nǐ)的公司很(hěn)正規很(hěn)系統，提升公司在客戶心目中的形象；讓相關人員了(le)解掌握相關内容，減少溝通成本；讓主管可以随時(shí)跟進監督自(zì)己的業務情況，及時(shí)提出合理(lǐ)的指導和(hé)建議(yì)。

B: 仔細審視(shì)客戶來(lái)函，回複郵件時(shí)“Reply all”抄送給客戶來(lái)函時(shí)抄送的其公司相關人員，這(zhè)樣做既可以省去客戶收到(dào)你(nǐ)的郵件後要轉發給相關人員的麻煩，又讓客戶感到(dào)溫暖。

三、郵件内容：一封郵件的内容部分是它的靈魂，一封郵件的好(hǎo)壞，全看(kàn)它有沒有靈魂，有沒有神兒。幹巴巴的内容的羅列，讓人讀之枯燥無味，郵件的效果就會(huì)大(dà)打折扣了(le)，甚至有的新客戶還沒有讀完就丢進垃圾箱了(le)。以下(xià)幾點特别要注意；

1、稱呼：稱呼屬于禮儀，禮儀講究的就是客尊原則，要注意對(duì)應性。無論客戶首發還是後續郵件，如果客戶稱呼你(nǐ)“Hi A”，你(nǐ)的回複應當是“Hi B”；如果客人郵件稱呼“Dear Mr.名+姓”你(nǐ)的回複應當是“Dear Mr.名+姓”；客戶稱呼“Dear 名或者姓”，你(nǐ)的回複應當是對(duì)應的“Dear 名或者姓”，不能(néng)搞反成“Dear 姓或者名”。

有些(xiē)客人不懂我們中文(wén)的姓名順序，如果稱呼我們“Dear Mr.名”，我們的回複應該是“Dear Mr.姓”，如果我們回複“Dear Mr. 名”就錯了(le)哦，因爲沒有這(zhè)麽稱呼的。這(zhè)個小(xiǎo)細節，你(nǐ)有注意過嗎？

2、全面：客戶郵件中，如果提了(le)三點要你(nǐ)回答(dá)的問題。你(nǐ)回答(dá)了(le)其中兩點，結束。咳！客人楞了(le)，且不管你(nǐ)這(zhè)三點回答(dá)的質量多麽專業、多麽好(hǎo)，另外(wài)一點不回複，既不說明(míng)爲什(shén)麽不能(néng)回複，更不交代何時(shí)回複。是丢三落四呢(ne)？還是對(duì)客人不夠尊重？換位思考，若你(nǐ)是客人，請(qǐng)問你(nǐ)又作(zuò)何感想？如果客戶問題較多，爲方便客戶可以在客戶原郵件問題上(shàng)紅(hóng)字标注進行回複。

3、及時(shí)：對(duì)于客戶的來(lái)函，必須秉持第一時(shí)間回複的原則，要了(le)解客人所在地的時(shí)差，不能(néng)讓客人次日看(kàn)到(dào)回複。如果不能(néng)及時(shí)回複客人郵件中提出的問題，應當回複說明(míng)何時(shí)答(dá)複複客人，并在承諾的時(shí)間内予以答(dá)複。

4、重點：郵件中需要重點标注的内容，需要引起客人注意和(hé)重視(shì)的，盡量不使用(yòng)紅(hóng)色等顔色，因爲對(duì)于顔色的禁忌各國各有不同，稍有不注意就會(huì)引起客人的反感。比如：巴西人 認爲人死好(hǎo)比黃葉落下(xià)，所以忌諱棕黃色；埃塞俄比亞人 當對(duì)死者表示深切哀悼時(shí)穿淡黃色服裝；比利時(shí)人最忌藍色，如遇不祥之事(shì)，都用(yòng)藍衣作(zuò)爲标志；泰國忌紅(hóng)色，認爲紅(hóng)色是不吉利的顔色，因爲寫死人姓氏是用(yòng)紅(hóng)色；伊拉克 讨厭(yàn)藍色，視(shì)藍色爲魔鬼，在日常生活中忌諱使用(yòng)藍色... ... 所以函電中需要重點标記的内容，直接加重加粗就可以了(le)。

5、禮貌：多使用(yòng)Would you please... 和(hé) Please kindly let me know ... 等比較禮貌客氣的語句。另外(wài)，如果客人郵件中熱情地說了(le)一大(dà)堆，他(tā)是如何喜歡你(nǐ)的國家和(hé)城(chéng)市，你(nǐ)回複時(shí)應該禮貌性回一句“是啊！謝(xiè)謝(xiè)，你(nǐ)的國家也(yě)很(hěn)美(měi)！”。你(nǐ)如果隻字不提，那客人不是“熱臉貼了(le)你(nǐ)的冷屁股”了(le)嗎？ 如果客戶郵件中說：How are you doing? 或者It was great to meet you at your booth on the 118th Canton Fair.你(nǐ)回複的郵件中卻找不到(dào)與此所對(duì)應的回複語句，那也(yě)屬于不禮貌的行爲。

四、簽署落款：這(zhè)一般包括發信人的姓名、職務外(wài)加公司的名稱、地址、電話(huà)、傳真、網址等。一個漂亮(liàng)的落款也(yě)顯示公司的正規和(hé)實力，如果不會(huì)弄，就找專業的認識設置一下(xià)吧，這(zhè)是很(hěn)有必要的！